۵ مهر ۱۳۸۷ ساعت ۰۷:۰۴:۵۵

سيستم تلفن گويا و پاسخگوي خودكار    

 

 

مقدمه :

نظر به افزايش استفاده از ارتباطات تلفني در سيستم هاي اتوماسيون اداري و گستردگي دامنه كاربرد آن در جوامع بين المللي و همچنين بمنظور ايجاد ارتباط نزديكتر و سريعتر با مشتريان كه يكي از اهداف مهم سازمانها و شركتها در جهت اجراي طرح تكريم ارباب رجوع ميباشد، سيستم پيام گو محصول شركت شبكه سازان در جهت تحقق بخشيدن به اهداف فوق حضورتان معرفي ميگردد. اين سيستم ميتواند با ايجاد بسترمناسب جهت ارتباط با مشتريان يا سازمانها و ارگانها بعنوان يك پاسخگوي 24 ساعته براي رسيدگي به خدمات مشتريان بكار رود. سيستم فوق به گونه اي طراحي گرديده است تا به خواسته هاي سازمانها و شركت هاي مختلف پاسخگو باشد و قابليت تغيير و تطابق با نيازهاي آنها را داشته باشد.

 

§       معرفي سيستم:

         سيستم تلفن گويا و پاسخگوي خودكار "پيام گو" ، به عنوان يك سيستم پاسخگوي 24 ساعته به تماسهاي تلفني ، جهت اتوماسيون بخشهاي مختلف شركتها ، سازمانها ، مراكز و ... مورد استفاده قرار مي گيرد. اين سيستم مي تواند با ارائه سرويسهاي مختلف ، بسياري از نيازهاي مشتريان را از طريق تلفن مرتفع نمايد و موجب صرفه جويي در هزينه ، زمان و همچنين رضايتمندي مشتريان گردد. با توجه به كاربردهاي گوناگون و نيازهاي متفاوت شركتها و سازمانها ، علاوه بر ارائه امكانات كلي سيستمهاي تلفن گويا ، "پيام گو " مي تواند به سرعت مطابق نيازهاي موجود طراحي گردد. مهمترين ويژگي نرم افزار فوق امكان طراحي روند پاسخگويي به خط تلفن (Call Flow) مي باشد كه موجب انعطاف پذيري سيستم مي گردد. سازمانها ميتوانند بر حسب نياز خود نحوه ارائه خدمات، روال پاسخگويي به تماسها ، پخش پيغام ها، منوهاي صوتي، دريافت اطلاعات و ارسال فاكس از طريق خط تلفن را مشخص نمايند، همچنين اين سيستم ميتواند با اتصال به انواع بانكهاي اطلاعاتي موجود در سازمانها، كاربردها و نرم افزارهاي تلفيقي كارآمدي توليد نمايد. برخي از امكانات و قابليت هاي سيستم به شرح زير ميباشد.

 

§       امكانات و قابليت هاي  سيستم :

1.      اطلاع رساني گويا

اين بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گويا براي تماس گيرندگان طراحي شده است.

از اين طريق مي توان هر نوع اطلاعات داخل سازمان ، اخبار ، اطلاعيه ، محصولات ، فهرست قيمت ، خدمات و غيره را بصورت گويا در تمام طول شبانه روز در اختيار مخاطبين قرار داد. تماس گيرندگان مي توانند پس از ورود به سيستم و شنيدن پيغام مناسب جهت راهنمايي ،  اطلاعات موردنظر خود را از طريق وارد كردن شماره انتخاب نمايند. اطلاعات موردنظر مي تواند بصورت ساختار درختي بدون محدوديت سطح طراحي گردد و تماس گيرنده با ورود به هر بخش از اين درخت اطلاع رساني ، اطلاعات موردنظر را دريافت نمايد. با توجه به اينكه سيستم قابليت ارتباط با انواع بانكهاي اطلاعاتي را دارد ، اطلاعات اين بخش مي تواند از بانكهاي اطلاعاتي نرم افزارهاي ديگر خوانده شود.

تغيير و بروز رساني اطلاعات صوتي به سادگي از طريق تلفن ، و ورود رمز عبور از  طريق منوي صوتي مدير سيستم قابل انجام است همچنين اين بخش شامل گزارشات و نمودارهاي آماري جهت اطلاع از تعداد تماس گيرندگان ، ساعات تماس و نوع اطلاعات دريافتي مي باشد. اين اطلاعات مي تواند در تصميم گيري هاي مديريتي بكار رود. خلاصه امكانات اين بخش به شرح زير مي باشد :

1.1.   طراحي منوي صوتي بصورت درختي  (بدون محدوديت سطح و شماره)

1.2.   خواندن اطلاعات از بانكهاي اطلاعاتي نرم افزار هاي ديگر

1.3.   اعلام شماره ، مبلغ ، تاريخ و ساعت بصورت خودكار

1.4.   اعلام پيغامهاي مختلف در ساعات مختلف شبانه روز

1.5.   تغيير پيغامهاي درخت اطلاع رساني در روزهاي تعطيل ، روزهاي مختلف هفته، تاريخ هاي مشخص  و ...

1.6.   تغيير پيغامهاي درخت اطلاع رساني و سناريو پاسخ گويي بر اساس شماره تلفن تماس گيرنده(CallerID)

1.7.   عدم پاسخگويي به تماس درصورت تشخيص شماره تلفن مسدود (CallerID Black List)

1.8.   امكان صداگذاري و بروز رساني پيغامهاي صوتي

1.9.   ارائه گزارشات و نمودارهاي آماري از تماسها و خدمات مورد استفاده تماس گيرندگان

 

2.      اطلاع رساني مكتوب

اين بخش جهت ارائه اطلاعات بصورت مكتوب  (فكس) براي تماس گيرندگان طراحي شده است. از اين طريق مي توان كليه  اطلاعات نوشتاري و تصويري شامل اطلاعات سازمان ، اطلاعات مالي، صورتحساب ، بخشنامه ها و غيره را براي مخاطبين ارسال نمود.  تماس گيرندگان مي توانند پس از ورود به سيستم و شنيدن پيغام مناسب جهت راهنمايي ،  اطلاعات موردنظر خود را از طريق وارد كردن شماره انتخاب نموده و نتيجه را بصورت فكس دريافت نمايند. ساختار اطلاعات موردنظر  بصورت درختي بدون محدوديت سطح مي باشد و تماس گيرنده با ورود به هر بخش از اين درخت اطلاع رساني مي تواند به  اطلاعات موردنظر دسترسي پيدا كند. با توجه به اينكه سيستم قابليت ارتباط با انواع بانكهاي اطلاعاتي را دارد ، اطلاعات اين بخش مي تواند از بانكهاي اطلاعاتي نرم افزارهاي ديگر خوانده شده و در صفحه فكس جايگذاري شود. اين بخش داراي امكاناتي جهت طراحي صفحات فكس مي باشد و به كمك آن مي توان صفحات فكس را بصورت پويا با توجه به مشخصات تماس گيرنده  توليد نمود.

 تغيير و بروز رساني اطلاعات مكتوب به سادگي قابل انجام است. اين بخش شامل گزارشات و نمودارهاي آماري جهت اطلاع از تعداد تماس گيرندگان ، ساعات تماس و نوع اطلاعات دريافتي مي باشد. اين اطلاعات مي تواند در تصميم گيري هاي مديريتي و بهره برداري مناسب از سيستم بكار رود. خلاصه امكانات اين بخش به شرح زير مي باشد :

2.1.   ارسال اطلاعات بصورت مكتوب (فكس)

2.2.   خواندن اطلاعات از بانكهاي اطلاعاتي نرم افزار هاي ديگر و جايگذاري در صفحات فكس

2.3.   داراي بخش "فكس ساز" جهت طراحي صفحات فكس به دلخواه

2.4.   امكان استفاده از متن و عكس در طراحي صفحات فكس

2.5.   ارسال اطلاعات مختلف با توجه به شماره تماس گيرنده (Caller ID)

2.6.   عدم پاسخگويي به تماس درصورت تشخيص شماره تلفن مسدود (CallerID Black List)

2.7.   دريافت فكس از تماس گيرندگان و ثبت بصورت فايل تصويري (الكترونيكي)

2.8.   نمايش صفحات فكس دريافت شده و امكان دسته بندي موضوعي آنها در پوشه هاي مختلف

2.9.   ارائه گزارش از تماسها و نوع خدمات درخواستي تماس گيرندگان

2.10.    بروز رساني و تغيير فايلهاي فكس

 

3.      اپراتور خودكار (منشي خودكار)

اين بخش به عنوان جايگزين اپراتور ، جهت اداره كليه امور تلفني بصورت خودكار  بكار مي رود. پس از تشخيص زنگ و جوابگويي پيام خوش آمدگويي پخش مي شود و سپس سيستم،  تماس گيرنده را جهت اتصال به شخص و يا بخش موردنظر راهنمايي مي نمايد. تماس گيرنده مي تواند با ورود شماره هاي اعلام شده و يا شماره داخلي مقصد موردنظر خود را انتخاب نمايد. در صورت عدم پاسخگويي و يا مشغول بودن خط داخلي ، تماس گيرنده مي تواند در صندوق صوتي شخص موردنظر پيغام بگذارد و يا منتظر بماند تا داخلي آزاد شود . همچنين در صورت انتخاب تماس گيرنده مي تواند با  اپراتور صحبت كند و اطلاعات تكميلي درخواست نمايد. اين سرويس كليه امكانات و قابليتهاي يك سيستم منشي خودكار را داراست و مطابق نياز شركت و يا سازمان از طريق ارتباط با مركز تلفن سانترال برنامه ريزي مي گردد. خلاصه امكانات اين بخش به شرح زير مي باشد :

3.1.   پخش پيغام خوش آمدگويي متفاوت در ساعات مختلف شبانه روز

3.2.   راهنمايي تماس گيرنده جهت انتخاب بخش و يا شخص موردنظر در سازمان

3.3.   ارتباط با داخلي مربوطه

3.4.   اتصال به صندوق صوتي در صورت عدم پاسخگويي و يا مشغول بودن خط داخلي

3.5.   پخش پيغام انتظاردر صورت عدم پاسخگويي و يا مشغول بودن خط داخلي و سعي مجدد جهت ارتباط

3.6.   ارتباط به داخلي ديگر در صورت عدم پاسخگويي و يا مشغول بودن خط داخلي

 

نوشته شده توسط شبكه سازان | لینک ثابت | موضوع: آرشيو نظرات (5)